Zarządzanie ofertami w pracy tłumacza

Praca jako tłumacz to nie tylko dopracowany warsztat i doskonała znajomość języków. W dzisiejszych czasach równie ważne jest sprawne zarządzanie swoją pracą oraz kreowanie marki osobistej. Podczas gdy o tym drugim aspekcie działalności tłumaczeniowej napisano już wiele, począwszy od wagi posiadania dobrze zoptymalizowanej, profesjonalnej strony internetowej, aż po działalność marketingową w mediach społecznościowych, kwestia zarządzania obłożeniem pozostaje w cieniu. Mówi się, że tłumacz freelancer cierpi zawsze albo na nadmiar zleceń albo ich uciążliwy deficyt. Myślę, że kluczem do pokonania tego  fatum jest właśnie sprawne zarządzanie ofertami.

Zarządzanie ofertami – jak nie dać się zwariować

W branży przyjmuje się za dzienną normę tłumaczenie pisemne do 10 stron rozliczeniowych po 1800 znaków ze spacjami w ciągu jednego dnia roboczego lub dwa bloki po 4 godziny tłumaczenia ustnego. Jednak gdzie w tym wszystkim znaleźć czas na poszukiwanie kolejnego zlecenia, gdy kończy się realizowany projekt, a przed nami pojawia widmo kilkudniowej wyrwy w kalendarzu? Rentowność prowadzonej przez tłumacza działalności, a często także jego komfort psychiczny ściśle zależy od zapełnienia swojego profesjonalnego kalendarza odpowiednią liczbą zleceń. Wymaga to podziału pracy w ciągu dnia na działalność stricte tłumaczeniową oraz na działalność w zakresie zarządzania projektami i zleceniami. Najtrudniejszym aspektem tej sytuacji jest brak możliwości zaplanowania ram czasowych dla wspomnianych zadań. Realizując tłumaczenie ustne często nie mamy możliwości odpowiedzieć na zapytania ofertowe z biur tłumaczeń czy też od klientów indywidualnych, przez co tracimy potencjalny zysk. Idąc tym tropem, także podczas wykonywania tłumaczenia pisemnego tłumacz powinien być maksymalnie skupiony na swojej pracy, ponieważ każde rozproszenie uwagi może spowodować obniżenie jakości przekładu, a nierzadko nawet błędy, dlatego możliwość odpisywania na zapytania ofertowe podczas procesu tłumaczenia pisemnego również jest ograniczona. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że zarówno klienci indywidualni jak i biura tłumaczeń przesyłają swoje zapytania ofertowe w różnych godzinach, a od szybkości odpowiedzi tłumacza często zależy możliwość podjęcia współpracy, co tyczy się szczególnie tzw. „zleceń ekspresowych”, czyli tłumaczeń o krótkich terminach wykonania.

Jak zarządzać czasem jako tłumacz?

Oczywiście najlepszym wariantem jest zatrudnienie pomocnika, który wyręczy nas w odbieraniu telefonów podczas tłumaczenia ustnego i wykona za nas wycenę zapytania ofertowego, gdy pochłonięci jesteśmy wyszukiwaniem specjalistycznych terminów (aby dowiedzieć się jak poszukiwać dokładnych odpowiedników leksykalnych zapraszam do lektury mojego poprzedniego artykułu). Minusem tego rozwiązania jest na pewno wysoki koszt, potrzeba przeszkolenia pracownika oraz zaufania obcej osobie. Płaca minimalna w Polsce na moment obecny wynosi 2100 zł brutto, czyli 1530 zł netto, zaś stawka godzinowa brutto to 13,70 zł – co najmniej z takimi kosztami musimy liczyć się podczas podejmowania decyzji o nawiązaniu współpracy z osobą „z zewnątrz”. Sumę tę możemy ograniczyć poprzez zatrudnienie osoby na pół etatu (jednak znowu pojawia nam się tutaj element nieprzewidywalności czasowej) lub nawiązanie współpracy typu B2B (Business to Business) i rozliczanie się na podstawie wystawianych przez asystenta faktur. Niezależnie od formy współpracy musimy solidnie przeszkolić nowego współpracownika w zakresie obsługi naszych klientów oraz wykonywania wyceny potencjalnych zleceń. Jest to spory wydatek energetyczny i czasowy, który dodatkowo oznacza podarowanie nieznanemu człowiekowi wypracowywanego latami schematu „know how” naszego biznesu – niewątpliwie wymaga to zaufania, szczególnie jeśli zatrudniamy osobę, dobrze znającą te same języki robocze, co my.

Jakie są plusy tego rozwiązania? Otóż koszt pracownika może „zwrócić się” już w przypadku pierwszego zlecenia, przyjętego na podstawie wykonanej przez niego prawidłowej wyceny (np. kilkudniowego tłumaczenia wyjazdowego). Prócz tego, jeśli dobrze trafimy współpraca może okazać się rozwojowa, a osoba pełniąca funkcję asystenta może zacząć wykonywać tłumaczenia ustne i pisemne, zwiększyć moce przerobowe firmy, a tym samym i zyski. Poza tym w tak samotnym zawodzie, jakim jest tłumaczenie czasem po prostu warto mieć kolegę z pracy 🙂

Tłumacza sposoby na sprawne zarządzanie ofertami

Jeśli jednak tłumacz woli pozostać samotnym wilkiem i nie dopuszcza możliwości rozwijania swojej działalności w wyżej wspomniany sposób, istnieje kilka metod, dzięki którym można ulepszyć zarządzanie obłożeniem tłumaczeniowym. Przede wszystkim potrzebne będzie wzięcie pod uwagę czasu na kolejne wyceny oraz na działalność marketingową w grafiku dnia pracy. Załóżmy, że chcemy zamknąć się w schemacie 8 godzin pracy dziennie. Zrównoważony podział powinien obejmować czas na pracę właściwą, czyli tłumaczenie, czas na działalność marketingową, np. posty w mediach społecznościowych lub na blogu, kontakt z followersami i kolegami z branży, a także czas, który poświęcamy na wycenę zapytań ofertowych. Jeśli chcemy w ciągu jednego dnia roboczego zmieścić całą tę aktywność i dodatkowo przetłumaczyć 10 stron rozliczeniowych lub wykonać 2 bloki tłumaczenia ustnego logicznym jest, że nie zamkniemy się w planowanych ramach czasowych. Aby uniknąć wielogodzinnych maratonów przed komputerem ze zbliżającym się deadlinem wiszącym nad głową niczym miecz Damoklesa być może warto rozważyć obniżenie estymowanej dziennej mocy przerobowej, a pozostały czas przeznaczyć na inne związane z działalnością rodzaje aktywności? Ostatecznie równowaga między pracą, a czasem wolnym jest jednym z wyznaczników sukcesu w biznesie.

Odpowiedzi na zapytania

Kolejnym ważnym elementem współpracy z klientami indywidualnymi i biurami tłumaczeń jest czas odpowiedzi na zapytanie. Jeśli ustalimy sztywne ramy pracy, ponieważ nie chcemy rozpraszać się inną, niż tłumaczeniowa aktywnością, a na zapytania odpowiadać będziemy z kilkugodzinnym opóźnieniem wiele zleceń przejdzie nam koło nosa. Dlatego też warto rozważyć wariant pracy w określonych interwałach, np. 45 minut tłumaczenia pisemnego i 15 minut na zarządzanie ofertami. Sytuacja komplikuje się w przypadku tłumaczeń ustnych, gdzie zastosowanie tak krótkich interwałów nie jest możliwe. W tych okolicznościach ważnym elementem zarządzania napływającymi zapytaniami ofertowymi będzie ustawienie automatycznej odpowiedzi sms na połączenia przychodzące, w której treści warto uwzględnić powód chwilowej niedostępności, prośbę o przesłanie zapytania drogą mailową oraz czas wykonania wyceny zlecenia. Niezależnie od okoliczności należy pamiętać o szacunku dla klientów i ich czasu. Jest to oznaka profesjonalizmu i odpowiedzialnego podejścia, które są bardzo cenione w każdej branży.

Plan aktywności zawodowej

W natłoku zleceń w rozpoczynającym się sezonie tłumaczeniowym powinniśmy pamiętać o prowadzeniu planu swojej aktywności zawodowej. Optymalnym rozwiązaniem jest przygotowanie na początku każdego miesiąca planu najważniejszych przedsięwzięć na najbliższe 30 dni, w którym uwzględnia się terminy wykonania potwierdzonych zleceń ustnych oraz pisemnych, spotkania z kontrahentami, wizyty u lekarzy, sprawy formalne do załatwienia w urzędach, ważne uroczystości rodzinne, na których nie może nas zabraknąć. Ten etap planowania obłożenia jest kluczowy, ponieważ z zasady obejmuje wydarzenia, których nie możemy przesunąć, dlatego warto oznaczyć je w kalendarzu kolorem czerwonym. Plan należy modyfikować na bieżąco, znaleźć powinny się w nim wszystkie potwierdzane zlecenia tłumaczeniowe wraz z czasem realizacji. Dzięki takiej organizacji pracy będziemy wiedzieć, ile godzin w ciągu danego dnia możemy poświęcić na pracę stricte tłumaczeniową, a jaką jego część na działalność marketingową i obsługę klientów.

Podsumowując, działalność tłumaczeniowa w dzisiejszych czasach nie może opierać się wyłącznie na tłumaczeniu – musi obejmować także szerokie spektrum działań reklamowych i tych w zakresie zarządzania. Współcześnie dostęp mamy do wielu źródeł i wydawnictw specjalistycznych, a także do narzędzi, które mogą wspomóc kompleksowość naszej działalności. Niewątpliwie warto z nich skorzystać, a przy tym pamiętać, że jedną z najważniejszych cech wspólnych dla całej branży usługowej jest dbałość o konkurencyjność swojej oferty, szacunek i zainteresowania klienta.

Udostępnij:

Pozostaw komentarz