Co zrobić w przypadku, kiedy minął termin płatności za wykonane tłumaczenie ustne lub pisemne, a klient nie dość, że nie uregulował należności, to jeszcze uparcie nie odpowiada na nasze wiadomości i telefony? Innymi słowy: co zrobić kiedy klient nie płaci? To pytanie spędza sen z powiek zarówno tłumaczom freelancerom, jak i tym prowadzącym własną działalność. Niniejszy artykuł przedstawia pokrótce z perspektywy profesjonalnego tłumacza języka angielskiego i rosyjskiego, jak samodzielnie poradzić sobie z nieuczciwymi płatnikami oraz jak odzyskać należne pieniądze.
CO ZROBIĆ KIEDY KLIENT NIE PŁACI?
CZYLI O CIERPLIWOŚCI TŁUMACZA SŁÓW KILKA…
Ostatkiem sił klikamy na ekranie komputera w małą kopertę z napisem „Wyślij” i, podczas gdy wiadomość wraz z fakturą i załączonym tłumaczeniem pędzi po światłowodach prosto do skrzynki klienta, my, z westchnieniem ulgi, możemy wreszcie przystąpić do świętowania… Jednak mijają dni, termin płatności na wystawionym dokumencie sprzedażowym przedawnił się już jakiś czas temu, a kontrahent nie daje znaku życia. Chyba każdy, kto prowadzi własną działalność zetknął się z podobną sytuacją. Co możemy zrobić kiedy klient nie płaci, jakie mamy prawa jako zleceniobiorcy oraz jak tych praw dochodzić? Przede wszystkim należy zachować spokój i raz jeszcze dokładnie sprawdzić wszystkie szczegóły, począwszy od wystawionego terminu płatności (system potrafi płatać figle), aż po poprawność wprowadzonego numeru rachunku bankowego. Warto także zastanowić się, czy wina nie leży po stronie sezonu urlopowego lub świąt, kiedy to osoby odpowiedzialne za płatności często bywają niedostępne.
CO ZROBIĆ KIEDY KLIENT NIE PŁACI:
KROK PIERWSZY – UPOMNIENIE
Jeśli dokładnie sprawdziliśmy wysłany dokument, kolejnym krokiem na drodze do odzyskania należności będzie przesłanie do klienta wiadomości z prośbą o niezwłoczne uregulowanie płatności. Treść takiej wiadomości powinna być klarowna i precyzyjnie określać nasze zamiary. Będzie ona stanowić dowód w przypadku ewentualnego postępowania upominawczego.
Przykładowa treść upomnienia z uwzględnieniem wymagalności spłaty:
„Szanowni Państwo,
Z przykrością informuję, iż termin płatności faktury nr XYZ wystawionej w dniu XX/YY/ZZZZ minął XX/YY/ZZZZ. W związku z tym proszę o niezwłoczne uregulowanie należności.
Z szacunkiem
XYZ”
Decydując się na wysłanie upomnienia do klienta, który nie płaci, warto pamiętać o:
- skonfigurowaniu opcji „potwierdzenia odczytu” – dzięki niej, gdy adresat otworzy wiadomość, na skrzynkę nadawcy wysłany zostanie e-mail z datą i godziną otwarcia naszego pisma.
- wysłaniu upomnienia dopiero po upłynięciu terminu płatności faktury – niezależnie od naszej cierpliwości lub jej braku, warto wstrzymać się chociażby dwa dni, z uwagi na fakt, że wysłany na ostatnią chwilę przelew mógł się jeszcze nie zaksięgować na rachunku.
- wysłaniu wiadomości co najmniej dwa razy z zachowaniem kilkudniowego odstępu, który gwarantowałby klientowi możliwość odniesienia się do zarzutu nieopłacenia faktury lub opcję zapłacenia należności, w przypadku, jeśli wcześniej tego nie zrobił.
- zachowaniu w odrębnym folderze dowodów dostarczenia wiadomości oraz zrzutów ekranu z wysłanymi pismami, na których widoczne powinny być adres kontrahenta, adres nadawcy oraz data wysłania wiadomości.
CO ZROBIĆ KIEDY KLIENT NIE PŁACI:
KROK DRUGI: PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY
Telefon dalej milczy, a wysłane upomnienia pozostają bez odpowiedzi? Czas wytoczyć ciężkie działa! W przypadku uporczywego braku kontaktu z kontrahentem, należy sięgnąć po prawne środki radzenia sobie z nierzetelnymi płatnikami. Najpopularniejszym z nich jest przedsądowe wezwanie do zapłaty. Choć ustawodawca nie narzuca jednego spójnego wzoru takiego dokumentu, powinien on zawierać kilka podstawowych elementów:
- datę oraz miejsce sporządzenia,
- dane Kontrahenta,
- dane osoby w imieniu której sporządzane jest wezwanie,
- powód powstania należności (np. niezapłacona faktura),
- wysokość należności,
- wyznaczony termin zapłaty,
- numer rachunku bankowego, na jaki ma zostać przelana zapłata,
- podpis osoby sporządzającej wezwanie.
W wezwaniu do zapłaty warto także jasno przedstawić konsekwencje wynikające z niezrealizowania obowiązku zapłaty. Wśród nich można wymienić oddanie sprawy do sądu lub opublikowanie danych dłużnika w Biurze Informacji Gospodarczej. Wezwanie do zapłaty należy wysłać na adres wskazany przez klienta listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie takie należy koniecznie zatrzymać. Jeśli sprawa trafi do sądu, będzie ono jednym z dokumentów dołączonych do pozwu.
W przypadku braku chęci lub możliwości sporządzenia takiego dokumentu osobiście, zawsze można skorzystać z pomocy prawnej. Z całą pewnością nie należy tego kroku ignorować, ponieważ, decydując się na wniesienie sprawy do sądu, zgodnie z Art. 187 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, wierzyciel zobowiązany jest do podania informacji, czy strony podjęły próbę mediacji pozasądowej lub innego polubownego sposobu rozwiązania sporu. Wezwanie do zapłaty jest jednym z takich sposobów.
CO ZROBIĆ KIEDY KLIENT NIE PŁACI:
KROK TRZECI: NAKAZ ZAPŁATY
Jeśli klient, który nie płaci nie odniesie się do wysłanego wezwania do zapłaty, możemy albo skorzystać z pomocy prawnej albo samodzielnie skierować sprawę do e-sądu. W przypadku faktur na niewielkie sumy, pierwsza opcja może okazać się dla nas nieopłacalna, dlatego w tym artykule omówię wariant drugi: złożenie pozwu na własną rękę. Od czego trzeba zacząć? Przede wszystkim od założenia profilu w serwisie e-sądu! Możemy tego dokonać na stronie e-sad.gov.pl, wypełniając odpowiedni formularz.
- WSKAZÓWKA: Wypełniając formularz warto wybrać opcję „Profil powoda masowego”. Opcja ta pierwotnie przeznaczona dla firm windykacyjnych i kancelarii prawnych doskonale sprawdzi się także w przypadku osoby fizycznej. jej wybór zagwarantuje użytkownikowi dostęp do bardziej efektywnych narzędzi zarządzania pozwami. Dzięki temu cała procedura zajmie nie więcej, niż 5 minut.
Po zalogowaniu się do utworzonego profilu, z menu „Możliwe akcje” należy wybrać opcję „Złóż nowy pozew”, a następnie przejść krok po kroku przez podaną na stronie procedurę, składająca się z sześciu punktów:
- Definiowanie powoda (podajemy tutaj nasze dane)
- Informacja o reprezentacji (ten punkt pomijamy, ponieważ pozew składamy osobiście)
- Definiowanie pozwanych (tutaj podajemy dane dłużnika)
- Definiowanie listy dowodów (w tym kroku należy załączyć upomnienia, wezwanie do zapłaty oraz fakturę ze stosownym komentarzem)
- Definiowanie listy roszczeń (w tym punkcie określamy należność oraz odsetki, jakie chcemy uzyskać)
- Podsumowanie (tutaj określamy organ, który ma rozpatrzyć naszą sprawę)
Ostatnim krokiem jest podpisanie złożonego pozwu. Dokument można znaleźć w menu „Dokumenty do podpisania” w sekcji „Pozwy”. Wniosek można podpisać za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub, w przypadku jego braku, za pomocą certyfikatu użytkownika w e-sądzie. Aby uzyskać taki certyfikat należy wybrać z menu „Certyfikaty i faktury” opcję „Wniosek o wydanie certyfikatu”, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami na ekranie.
DOCHODZENIE ZAPŁATY NALEŻNOŚCI
– WARTO CZY NIE WARTO?
Jeśli suma należności jest duża, sprawa jest prosta – dołożymy wszelkich starań, aby pieniądze znalazły na koncie. Wątpliwości zaczynają się w przypadku mniejszych kwot. O tym, czy warto dochodzić zapłaty, czy też lepiej odpuścić, toczą się dyskusje na forach branżowych każdej specjalizacji. Z jednej strony procedura odzyskiwania niezapłaconej sumy jest długotrwała, męcząca i wymaga poświęcenia wolnego czasu, na którym nikomu z nas nie zbywa, z drugiej jednak – odpuszczając niewielkie sumy otwieramy nieuczciwym kontrahentom drzwi, które zdecydowanie powinny pozostać zamknięte. Warto pamiętać o tym, że żądanie zapłaty za należycie wykonaną usługę jest prawem usługodawcy, a upominanie się o swoje to nie wstyd – prawdziwym wstydem jest niepłacenie rachunków w terminie. Takie podejście pozwoli nam nie tylko dochodzić swoich praw z większą pewnością, ale także znaleźć wiarygodnych klientów i nawiązać satysfakcjonujące relacje biznesowe.
